Smlouva o zpracování osobních údajů (Uklizeno)

Podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 („GDPR"). Platné od 13. 10. 2026 · Verze 2

1. Strany a vznik

1.1 Správce: zákazník služby Uklizeno podle obchodních podmínek („správce").

1.2 Zpracovatel: TALLRA Labs s.r.o., IČO 30079675, se sídlem Porákova 1028, Střední Předměstí, 541 01 Trutnov, spisová značka C 57575 vedená u Krajského soudu v Hradci Králové („zpracovatel"). Kontakt ve věcech osobních údajů: podpora@uklizeno.app.

1.3 Smlouva vzniká spolu se smlouvou o poskytování služby, dokončením registrace, a trvá, dokud zpracovatel zpracovává osobní údaje pro správce.

2. Předmět, účel a doba zpracování

2.1 Zpracovatel zpracovává osobní údaje jen za účelem poskytování služby Uklizeno správci: plánování a evidence úklidů a údržby, správa rezervací, vedení evidence ubytovaných a příprava hlášení cizinců, výpočet poplatku z pobytu, komunikace s hosty a s pracovníky, vyúčtování majitelům objektů.

2.2 Povaha zpracování: uložení, uspořádání, zobrazení, vyhledání, úprava, zpřístupnění uživatelům správce, export a výmaz; u volitelných funkcí podle čl. 7.5 i automatické vyhodnocení fotek a strojový překlad textů.

2.3 Doba zpracování: po dobu trvání smlouvy o poskytování služby a lhůt podle čl. 12.

3. Kategorie subjektů a údajů

3.1 Zpracovatel nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR). Správce je do služby nevkládá. Údaj o důvodu osvobození od poplatku se uvádí jen v rozsahu, který vyžaduje obecně závazná vyhláška obce.

3.2 Služba nezaznamenává polohu pracovníků ani hostů.

4. Pokyny správce

4.1 Zpracovatel zpracovává osobní údaje jen na základě doložených pokynů správce. Pokyny jsou dány touto smlouvou, obchodními podmínkami a nastavením a používáním služby správcem. Pokynem správce je i předání údajů dalším zpracovatelům podle přílohy C, včetně předání mimo EHP v rozsahu čl. 10.

4.2 Má-li zpracovatel za to, že pokyn porušuje právní předpis, neprodleně na to správce upozorní.

4.3 Správce odpovídá za to, že ke zpracování má právní důvod a že subjekty údajů řádně informoval.

5. Mlčenlivost

5.1 Zpracovatel zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly zavázány k mlčenlivosti.

5.2 Zpracovatel přistupuje k datům správce jen v rozsahu nutném k provozu, podpoře, řešení chyb a zabezpečení služby.

6. Zabezpečení

6.1 Zpracovatel přijal technická a organizační opatření uvedená v příloze B.

6.2 Zpracovatel opatření průběžně hodnotí a zlepšuje. Jejich úroveň nesmí snížit.

7. Další zpracovatelé (subzpracovatelé)

7.1 Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Aktuální seznam je v příloze C a na uklizeno.app/vitejte/soukromi.

7.2 Zamýšlené přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele oznámí zpracovatel e-mailem správci účtu nejméně 30 dní předem.

7.3 Správce může do dne účinnosti vznést odůvodněnou námitku z důvodů ochrany osobních údajů. Nedohodnou-li se strany, může správce smlouvu o poskytování služby vypovědět bez sankce a zpracovatel mu vrátí poměrnou část předplacené ceny.

7.4 Zpracovatel uloží dalším zpracovatelům stejné povinnosti ochrany osobních údajů, jaké má podle této smlouvy, a odpovídá za jejich plnění.

7.5 Volitelné funkce s umělou inteligencí. Kontrolu fotek z úklidu a překlady textů do jazyka pracovníka zapíná správce (jsou součástí zvoleného tarifu nebo doplňku). Jen po jejich zapnutí se fotky, respektive překládané texty (zprávy, popisy závad, pokyny) předávají dalšímu zpracovateli označenému v příloze C. Správce odpovídá za to, že na fotkách a v textech nejsou údaje, které tam nepatří (například doklady hostů).

8. Práva subjektů údajů a součinnost

8.1 Zpracovatel poskytne správci součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů. Služba umožňuje správci údaje sám zobrazit, opravit a smazat; export, který služba neumožňuje přímo, poskytne zpracovatel na žádost.

8.2 Obrátí-li se subjekt údajů na zpracovatele přímo, předá zpracovatel žádost bez zbytečného odkladu správci.

8.3 Zpracovatel poskytne správci součinnost při zabezpečení zpracování, při posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a při konzultaci s dozorovým úřadem, v rozsahu informací, které má k dispozici.

9. Porušení zabezpečení

9.1 Zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, na e-mail správce účtu.

9.2 Ohlášení obsahuje popis porušení, dotčené kategorie a přibližný počet subjektů a záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá nebo navrhovaná opatření. Co není známo hned, doplní zpracovatel průběžně.

10. Předávání mimo EHP

10.1 Data služby jsou uložena v Evropské unii (Frankfurt nad Mohanem, Německo). Aplikace běží tamtéž.

10.2 Někteří další zpracovatelé jsou společnosti se sídlem v USA (příloha C). K předání dochází jen na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

11. Audit

11.1 Zpracovatel poskytne správci informace potřebné k doložení plnění této smlouvy.

11.2 Správce může provést audit nejvýše jednou ročně, s oznámením nejméně 30 dní předem, v pracovní době a bez narušení provozu služby. Audit provádí správce nebo auditor vázaný mlčenlivostí, kterého zpracovatel neodmítne bez vážného důvodu. Náklady auditu nese správce.

12. Výmaz a vrácení údajů

12.1 Údaje hostů z evidence ubytovaných služba sama maže: 30 dní po skončení pobytu, je-li evidence pobytu uzavřena, jinak nejpozději 365 dní po skončení pobytu. Ve službě zůstává jen neosobní souhrn (počty osob, částky). Uchování evidence ubytovaných po dobu stanovenou zákonem zajišťuje správce ze svého výtisku nebo exportu, který si pořídí před uplynutím těchto lhůt.

12.2 Fotky zaslané hostem služba maže po 90 dnech. Zprávy hosta maže 365 dní po poslední zprávě.

12.3 Poptávky zájemců služba maže po 365 dnech.

12.4 Po skončení smlouvy o poskytování služby výpovědí uchová zpracovatel údaje ještě 30 dní a na žádost je správci vyexportuje. U účtu uzamčeného pro nepředplacení tarifu běží těchto 30 dní od uzamčení (čl. 3 obchodních podmínek). Poté všechny osobní údaje smaže. Ze záloh zmizí nejpozději do 90 dní od skončení smlouvy.

12.5 Na žádost správce potvrdí zpracovatel výmaz písemně.

13. Odpovědnost

13.1 Odpovědnost stran se řídí GDPR a obchodními podmínkami, včetně jejich omezení odpovědnosti, v rozsahu, v jakém to právní předpisy dovolují.

14. Závěrečná ustanovení

14.1 Smlouva se řídí právem České republiky.

14.2 Změny smlouvy se oznamují stejně jako změny obchodních podmínek.

14.3 V případě rozporu mezi touto smlouvou a obchodními podmínkami má ve věcech ochrany osobních údajů přednost tato smlouva.

Příloha A · Popis zpracování

Viz čl. 2 a 3. Místo zpracování: EU (Frankfurt). Zpracování probíhá automatizovaně ve webové aplikaci.

Příloha B · Technická a organizační opatření

• Oddělení zákazníků na úrovni databáze (Row Level Security): data jednoho zákazníka nejsou dostupná jinému, i kdyby selhala aplikace.
• Role a oprávnění: pracovník vidí jen své úkoly; finanční údaje a údaje hostů vidí jen vedení.
• Přihlášení bez hesel jednorázovým kódem na e-mail.
• Šifrované spojení (HTTPS) a šifrování dat v úložišti u poskytovatele infrastruktury.
• Citlivé soubory v neveřejném úložišti s časově omezenými odkazy.
• Minimalizace: automatické mazání údajů hostů, jejich fotek a zpráv a poptávek (čl. 12).
• Zálohy databáze a souborů: šifrované, uložené mimo produkční prostředí, uchovávané nejdéle 30 dní.
• Omezení přístupu zpracovatele: přístup k produkčním datům má jen jednatel.
• Ochrana veřejných formulářů proti zneužití.
• Záznamy o činnosti klíčových automatických úloh.

Příloha C · Další zpracovatelé

Upozornění v prohlížeči (push) doručují služby výrobců prohlížečů a telefonů. Obsah upozornění je šifrovaný a tyto služby vidí jen technický identifikátor zařízení.